Reto Leder
Reto Leder ist seit über 13 Jahren im Trafo Baden tätig, seit 2018 als dessen CEO. Im Interview spricht er über die Herausforderungen der Eventbranche, nachhaltige Konzepte, technische Innovationen – und warum echte Gastfreundschaft immer noch der Schlüssel zum Erfolg ist.
Reto, wer bist du und was machst du?
Ich heisse Reto Leder, bin seit 13 Jahren im Trafo Baden und ich darf mit einem tollen Team zusammen das Kongresszentrum täglich mit hoffentlich unvergesslichen Eventerlebnissen füllen.
«Für fast jeden Anlass gibt es hier eine passende Lösung.»
Das Kongresszentrum Trafo ist eine der bekanntesten Eventlocations der Schweiz. Was macht sie für dich besonders? Was macht die Trafo Hallen so interessant für eure Kundschaft?
Das Besondere am Trafo ist ganz klar seine räumliche Vielseitigkeit, die einfache Erreichbarkeit und natürlich unser Eventprofi-Team.
Es ist das Gesamtpaket, das zählt: Wir haben ein Hotel im Haus und ein weiteres gleich vis-à-vis, ein eigenes Parkhaus, Kinos, die sich für Präsentationen oder als Breakout-Räume buchen lassen, sowie unsere eigenen Hallen und Seminarräume in verschiedenen Grössen. Jedes Jahr finden hier Meetings und Events von 2 bis 1000+ Personen statt. Der Schnellzugbahnhof Baden ist auch nur ein paar wenige Gehminuten entfernt. Ich denke, ein Komplettpaket wie das Trafo Baden gibt es nicht häufig in der Schweiz.
Jede:r Veranstalter:in hat eine eigene Vorstellung davon, wie eine Veranstaltung ablaufen soll. Dadurch entstehen immer wieder neue Formate und Konstellationen, was den Job für unser Team unglaublich abwechslungsreich macht.
Ihr habt als eine der ersten Locations in der Schweiz eure Räume digital vermessen und mit einem virtuellen Rundgang erlebbar gemacht. Wie kam es zu dieser Innovation?
Das war reiner Zufall. Ich war auf der IMEX-Messe in Frankfurt, einer Fachmesse für die MICE-Branche. Dort lernte ich Sabine Reise von Allseated (heute Prismm) kennen.
Die Leute hinter Allseated kommen ursprünglich aus der Gaming-Industrie und haben die Software in den USA in erster Linie für Hochzeitsplaner entwickelt. Später kam dann die Expansion in die MICE-Branche.
Zurück aus Frankfurt habe ich eine Matterport-Kamera gekauft und über Weihnachten/Neujahr haben wir das gesamte Gebäude digital erfasst. Allseated hat mit diesen Daten dann einen fotorealistischen, digitalen Zwilling gebaut, in dem man die Räume stufenlos erkunden kann.
Auch unser gesamtes Mobiliar wurde digitalisiert – jeder Tisch, jeder Stuhl, Buffets und Deko-Elemente. So konnten wir Veranstaltungen im Voraus sehr realitätsnah planen, was besonders für unsere internen Abläufe in der Küche, im Service und in der Logistik hilfreich ist. Das Team sieht bereits im Vorfeld, wie ein Setup aussehen soll, was den Aufbau erheblich erleichtert.
Dann kam Corona – und plötzlich war diese Innovation ein grosser Vorteil. In einer Zeit, in der Reisen nicht uneingeschränkt möglich war, konnten wir virtuelle Rundgänge anbieten. Kunden erhielten einen realistischen Eindruck der Location und konnten Anpassungen live vornehmen, um den Raum nach ihren Vorstellungen zu gestalten. Das hat sich als äusserst nützlich erwiesen und half uns, unser Geschäft im Vertrieb fast nahtlos weiterzuführen – auch wenn vor Ort keine Events stattfinden konnten.
Nachhaltigkeit spielt eine immer grössere Rolle in der Eventbranche. Welche Massnahmen setzt ihr im Trafo um, um Events nachhaltiger zu gestalten - insbesondere, aber nicht nur, im Kampf gegen Foodwaste?
Foodwaste ist die sichtbarste Herausforderung, über die auch am meisten gesprochen wird. Foodwaste entsteht in erster Linie durch zum Teil sehr hohe No-Show Zahlen, was wiederum allgemein ein gesellschaftliches Problem ist.
Es wird häufig vergessen, dass es im gesamten Eventplanungsprozess noch viele andere Formen von „Waste“ gibt. No-Shows bedeuten auch eine Verschwendung von Ressourcen in der Planung, von Namensschildern, die zuviel produziert werden, etc.
Fakt ist: Der einzige wirklich grüne Event ist der, der nicht stattfindet. Nur: sich mit anderen Menschen treffen und austauschen ist tief in unserer DNA verankert. Ich kann mir eine Welt ohne Meetings und Veranstaltungen schlicht nicht vorstellen, egal wie weit Technologie für virtuelle und hybride Events fortgeschritten ist. Man muss auch beachten, dass Online-Events genauso Ressourcen in Anspruch nehmen, einfach andere. Jede Veranstaltung generiert Emissionen.
In der Vorbereitung eines Events ist es deshalb wichtig, mit der Kundschaft das Gespräch hinsichtlich Erwartungshaltung zu suchen und gemeinsam Lösungen zu erarbeiten, die der Dynamik des Events keinen Abbruch tun und es gleichzeitig erlauben, den Event so nachhaltig wie möglich zu gestalten.
Ein weiterer wichtiger Punkt ist die Menügestaltung. Viele Veranstalter haben die Sorge, dass ihre Gäste nicht genug zu essen erhalten. Doch wenn man einmal hochrechnet, wie viel bei einem Fünf-Gänge-Menü zusammenkommt – mit Apéro und Getränken dazu –, dann wird schnell klar, dass weniger oft mehr ist.
Leider konzentriert sich die öffentliche Diskussion oft auf einzelne Themen wie PET-Flaschen oder Avocados aus Mexiko, während wir als Gesellschaft viele andere Dinge konsumieren, die nicht lokal wachsen. Über Weihnachten essen wir Mandarinen und spanische Nüsse in Massen und der meistverkaufte Artikel bei Coop ist die Banane – die gibt es in der Schweiz auch nicht. Hier braucht es mehr Realismus.
Natürlich achten wir darauf, unsere Lieferanten bewusst auszuwählen und wo möglich regional einzukaufen. Aber gerade bei grossen Events mit mehreren hundert Gästen ist das nicht immer umsetzbar. Wenn man beispielsweise für ein 700-Personen-Dinner Rindsfilet-Mittelstück bestellt, kann das nicht aus der Schweiz stammen – schlicht, weil es nicht in ausreichender Menge und gleichbleibender Qualität verfügbar ist. Da muss man auf Alternativen aus Irland oder Australien zurückgreifen.
Einige Veranstalter steuern die Menüwahl mittlerweile anders: anstatt Gäste ankreuzen zu lassen, ob sie ein vegetarisches Menü möchten, müssen sie nun aktiv angeben, wenn sie Fleisch essen wollen. Das führt dazu, dass mehr Gäste über ihre Wahl nachdenken und sich öfter für eine Option ohne Fleisch entscheiden.
Schlussendlich liegt es aber nicht an uns, die Gäste zu erziehen. Wir können informieren und sensibilisieren, aber die Entscheidung, ob jemand Fleisch isst oder nicht, muss jeder selbst treffen. So wie ich niemanden zwingen kann und will, ob er oder sie Fleisch ist, kann und will ich sie auch nicht zwingen, kein Fleisch zu essen.
«Technik soll den Event nicht dominieren - sie soll ihn unterstützen»
Ihr habt mit Winkler Livecom als neuen Technikpartner das Trafo weiter mehr aufgewertet. Erzähl uns bitte ein wenig davon.
Eventtechnik ist ein sehr spezielles Thema. Wir sind ein Catering-Unternehmen und vermieten unsere Hallen – Technik gehört nicht zu unseren Kernkompetenzen. Sie ist extrem komplex und entwickelt sich ständig weiter. Es wäre für uns sehr aufwendig, dieses Fachwissen intern aufzubauen und macht auch wenig Sinn, wenn es dazu hervorragende Partner gibt, die genau diese Expertise mitbringen.
Wir haben uns letztes Jahr entschieden, ab Januar 2025 mit Winkler Livecom aus Wohlen AG einen neuen Weg in der Eventtechnik zu gehen. Mit zwei Mitarbeitern vor Ort hier im Trafo und einer komplett neuen, hervorragenden Technikinstallation im ganzen Haus, wollen wir zusammen möglichst viele Veranstalter:innen bei der Umsetzung ihrer Eventwünsche unterstützen.
Mit der neuen Ausstattung haben wir genau die richtige Balance gefunden, um das Gästeerlebnis zu bereichern. Wichtig ist, die Technik ist nicht der Event - sie soll ihn unterstützen und zu einem echten Erlebnis machen.
Du hast eine beeindruckende Karriere hinter dir – vom Hoteldirektor auf einem Schiff der Seabourn Cruise Line, bis zum CEO vom Trafo Baden. Was hat dich von der Hotellerie in die Eventbranche geführt?
Eigentlich bin ich gar nicht aus der Hotellerie in die Eventbranche gewechselt – es ist nach wie vor die gleiche Branche. Wenn man alles unter dem Begriff Hospitality zusammenfasst, habe ich nur einen anderen Bereich dieser faszinierenden Welt noch näher kennengelernt.
Ich bin seit knapp 40 Jahren in der Gastronomie und Hotellerie tätig, und ich würde es jederzeit wieder tun. Es ist eine grossartige Branche, in der man spannende Menschen trifft und, um die Welt reisen kann und dafür sogar bezahlt wird. Das kann man nicht von jedem Beruf sagen.
Meine Zeit als Hoteldirektor auf einem Schiff war definitiv eine der spannendsten Stationen in meiner Karriere. Ich war fast zwei Jahre auf See, zuerst auf der Queen Elizabeth II, wo ich ein Schulprojekt an Bord leitete, und danach als Hoteldirektor bei der Seabourn Cruise Line. Ich hatte das Privileg, die ganze Welt umrunden zu dürfen.
Die Arbeit in der Schifffahrt ist noch einmal eine Stufe komplexer als in einem Hotel an Land. In einem normalen Hotel checken Gäste ein, gehen in ihr Zimmer und können jederzeit die Umgebung erkunden. Auf einem Schiff ist das anders – man kann nicht einfach wegspringen. Natürlich gibt es Landgänge, aber am Ende des Tages ist man auf einem begrenzten Raum unterwegs.
Als Hotelteam hat man die Aufgabe, die Gäste rund um die Uhr zu versorgen und zu unterhalten. Auf einem Schiff ist die medizinische Versorgung näher als irgendwo sonst – ein Arzt ist nur wenige Decks entfernt. Das ist gerade für ältere Passagiere ein entscheidender Faktor. Gleichzeitig trägt jedes Teammitglied eine zusätzliche Sicherheitsfunktion, sei es beim Rettungsboot oder im Brandfall. Man muss auf alles vorbereitet sein.
Auch für die Crew ist die richtige Balance wichtig – zwischen langen Arbeitszeiten und genug Crew-Life an Bord. Denn genauso wie die Gäste können auch die Mitarbeitenden nicht einfach mal raus. Man lebt und arbeitet gemeinsam auf einem schwimmenden Stück Metall – das ist eine völlig andere Dynamik als an Land.
Die Seabourn war ein besonderes Erlebnis, weil es sich um eine kleine Luxusjacht handelte. Wir hatten maximal 200 Gäste an Bord, betreut von 150 Crewmitgliedern Dadurch konnten wir ein extrem hohes Serviceniveau bieten. In diesem Segment erwarten Gäste, dass ihre Wünsche nicht nur erfüllt, sondern übertroffen werden.
Interessanterweise waren es oft nicht die teuersten Extras, die für den grössten Wow-Effekt sorgten. Kleine, unerwartete Aufmerksamkeiten – zum Beispiel eine heisse Gulaschsuppe, wenn wir durch Island fuhren – hinterliessen den stärksten Eindruck. Genau deshalb haben wir jede Woche ein Kader-Meeting abgehalten, das sich nur mit Wow-Momenten beschäftigte: Welche Gäste kommen an Bord? Wer ist Stammgast? Wie können wir ihnen etwas bieten, das sie noch nie erlebt haben?
Diese Herangehensweise, den Gästen immer wieder unvergessliche Erlebnisse zu bieten, begleitet mich bis heute – auch im Eventbereich.
Neben deiner Rolle als CEO vom Trafo bist du Vice-Conseiller Gastronomique bei La Chaine des Rotisseurs. Was genau ist die Chaîne des Rôtisseurs und wieso bist du da mit dabei?
Die Chaîne des Rôtisseurs ist für mich eine Mischung aus Hobby und professionellem Interesse. Sie ist eine internationale Geniesser-Vereinigung, in der sich Menschen mit Leidenschaft für gutes Essen und Trinken zusammenschliessen.
In der Schweiz ist die Chaîne des Rôtisseurs Kantonal, resp. Regional organisiert. Es gibt verschiedene Sektionen, zum Beispiel im Aargau, in Luzern oder in Zürich. Diese Sektionen haben Mitgliedsbetriebe – Restaurants, die offiziell Teil der Chaîne sind. Im Aargau sind dies z.B. das Restaurant Oberstadt in Baden, der Ochsen in Wölflinswil oder das Federal in Zofingen.
Jeden Monat findet in einem Mitgliedsbetrieb ein Lunch oder ein Dinner statt, bei dem sich Mitglieder und Gäste anmelden können. Diese Anlässe bieten meist ein hochwertiges 4- bis 5-Gänge-Menü mit passender Weinbegleitung. Die meisten Mitglieder sind keine Gastro-Profis, sondern Genussmenschen mit einem besonderen Interesse an Kulinarik. Es gibt aber auch professionelle Mitglieder aus der Gastronomie.
Jede kantonale Sektion hat zudem ein Komitee – ich bin im Aargau dabei und trage den Titel Vice-Conseiller Gastronomique. In dieser Rolle setze ich mich dafür ein, dass die Erlebnisse für die Gäste immer weiter optimiert werden.
Im Trafo sind wir zwar kein offizieller Mitgliedsbetrieb, aber ein Partner. Wir richten regelmässig Veranstaltungen für die Chaîne aus und verbinden so unsere Event-Expertise mit dem kulinarischen Anspruch dieser Gemeinschaft. Ein Beispiel dafür sind unsere Travolata Pop-up Wine & Dine-Events, die wir dieses Jahr ins Leben gerufen haben. Diese finden drei bis fünf Mal im Jahr statt und verbinden exzellentes Essen mit einer besonderen Atmosphäre.
Du bist sogar ein „professioneller Aufschneider“. Was genau bedeutet das, und wie kam es dazu?
Das ist eigentlich ganz einfach zu erklären: Ich liebe Schinken – besonders spanischen, vor allem Jamón Ibérico von iberischen Schweinen.
Vor etwa fünf Jahren, an Weihnachten, habe ich mir einen ganzen Schinken gekauft – inklusive Holzhalter und Schinkenmesser. Ich dachte mir: Das probiere ich jetzt einfach mal selbst aus. Kann ja nicht so schwer sein. Damals kam ich nicht auf die Idee, mir zuerst ein YouTube-Tutorial anzusehen – und so habe ich den armen Schinken völlig massakriert.
Da der Schinken nicht gerade günstig war, wollte ich es besser machen. Also habe ich nach Kursen gesucht und bin auf eine Schule in Barcelona gestossen, die genau das anbietet. Glücklicherweise spreche ich gut genug Spanisch, um den Kurs an der „Escuela Internacional de Cortadores de Jamón“ absolvieren zu können.
Dort habe ich mein Zertifikat als Cortador Profesional de Jamón erhalten. Seitdem schneide ich zwei- bis dreimal im Jahr einen ganzen Jamón von Hand, Scheibe für Scheibe. Wir haben sogar schon ein paar Events gemacht, bei denen der Schinken live vor den Gästen geschnitten wurde.
In deiner Karriere hast du an den unterschiedlichsten Orten gearbeitet – von Luxushotels über Kreuzfahrtschiffe bis hin zur Eventbranche. Gibt es eine gemeinsame Zutat für ein perfektes Gästeerlebnis?
Ja, es gibt eine gemeinsame Zutat für ein perfektes Gästeerlebnis – es geht darum, bleibenden Eindruck zu hinterlassen.
Ein Event kann ganz unterschiedlich gestaltet sein, aber am Ende zählt, dass der Gast – nicht nur der Veranstalter – zufrieden nach Hause geht. Wenn sich jemand eine Woche später noch an den Event erinnert, sei es wegen des Erlebnisses, des Essens, des Programms auf der Bühne oder der Networking-Möglichkeiten, dann war es erfolgreich. Entscheidend ist, dass die Gäste etwas mitnehmen, das sie inspiriert oder ihnen weiterhilft.
Das gilt für alle Eventformate, egal ob es ein Weihnachtsessen, eine Messe oder eine Konferenz ist. Gerade bei Business-Events sollte der Fokus nicht auf Giveaways liegen – nachhaltiger ist ein Take-away im übertragenen Sinne: eine neue Idee, ein wertvoller Kontakt oder eine inspirierende Erkenntnis.
Die Herausforderung für Veranstalter wird immer grösser. Es gibt nicht weniger, sondern mehr Events, und der Wettbewerb nimmt zu. Es reicht nicht, einfach einen weiteren Event zum gleichen Thema anzubieten – es muss echter Mehrwert geboten werden.
Ein gutes Beispiel dafür ist das Thema Künstliche Intelligenz. Momentan gibt es unzählige Veranstaltungen dazu, doch oft erzählen die Speaker immer wieder das Gleiche. Es gibt nur eine begrenzte Anzahl ausgewiesener Experten und irgendwann ist das Thema ausgereizt. Hier braucht es mehr Kreativität, um sich von anderen Events abzuheben und die Gäste wirklich zu begeistern.
Letztlich entscheidet das Publikum, welche Events erfolgreich sind. Wenn Veranstaltungen nicht genug Anmeldungen erhalten oder die No-Show-Rate steigt, muss man das Konzept überdenken. Gäste melden sich heute oft für mehrere Events gleichzeitig an, ohne dann tatsächlich zu erscheinen – auch das ist eine Entwicklung, auf die Veranstalter reagieren müssen.
Wie siehst du die Zukunft der Eventbranche? Welche Trends oder Entwicklungen werden in den kommenden Jahren besonders wichtig?
Wenn ich über Events spreche, meine ich vor allem Corporate-Events – das ist unser Kerngeschäft und macht etwa 95 % unserer Veranstaltungen aus. Wir organisieren zwar gelegentlich Ausstellungen, private Feiern oder Hochzeiten, aber unser Fokus liegt ganz klar auf Business-Events.
Ein klarer Trend, den wir beobachten, ist, dass Veranstaltungen kleiner werden. Viele Veranstalter setzen zunehmend auf eine exklusivere Gästeliste und investieren mehr pro Person, um sicherzustellen, dass die richtigen Gäste kommen und auch tatsächlich erscheinen. No-Shows sind frustrierend, nicht nur für uns, sondern auch für die Veranstalter, die viel Arbeit in die Planung stecken.
Je gezielter die Einladung gestaltet ist und je attraktiver das Programm wahrgenommen wird, desto eher erscheinen die Gäste. Das hat viel mit Kommunikation, Einladungsdesign und Programmgestaltung zu tun – es muss von Anfang an klar sein, dass der Event etwas Besonderes ist und sich der Besuch lohnt.
Ein weiterer Trend ist die verstärkte Nutzung von Tageslicht in Eventlocations. Wir haben das Privileg, viel Tageslicht in unseren Hallen zu haben und das wird immer mehr geschätzt. Gleichzeitig investieren wir in moderne LED-Technik, die auch bei Sonneneinstrahlung eine perfekte Sichtbarkeit garantiert.
Auch in der Gastronomie verändert sich einiges. Weg von starren Sitzordnungen hin zu flexibleren, interaktiven Konzepten. Gerade bei Netzwerk-Events macht es wenig Sinn, dass Gäste den ganzen Abend mit denselben Personen am Tisch sitzen. Deshalb setzen wir auf Formate wie unser Food Festival, eine Art Streetfood Festival in der Halle. Verschiedene Live-Cooking-Stationen laden dazu ein, sich frei zu bewegen, unterschiedliche Gerichte zu probieren und mit verschiedenen Menschen ins Gespräch zu kommen.
Insgesamt geht die Entwicklung in Richtung mehr Flexibilität und Individualität – sowohl bei der Eventgestaltung als auch beim kulinarischen Angebot. Gäste sollen die Freiheit haben, sich ihr Erlebnis selbst zusammenzustellen, sei es durch offene Raumkonzepte oder interaktive Gastronomie.
Auflockerungs-Fragen (Blitz-Fragen):
Gab es schon mal eine komplett verrückte Event-Anfrage? (Ja/Nein – wenn ja, welches war die skurrilste?)
Ja, es gab tatsächlich eine komplett verrückte Event-Anfrage.
Wir hatten einmal einen Auftritt des türkischen Premierministers. 2000 Personen, jede Menge Security, Scharfschützen, Sprengstoffhunde, etc. und das mit gerade mal zwei Wochen Vorlauf.
Gleichzeitig fand im oberen Stock ein Krimi mit Dinner statt. Damit die Sicherheitskräfte vor Ort nicht nervös wurden, musste das Mord-Szenario kurzfristig angepasst werden – statt einer Schusswaffe wurde das Opfer kurzerhand vergiftet. Eine skurrile Situation, aber am Ende hat alles reibungslos funktioniert.
Wenn du das Kongresszentrum Trafo in drei Worten beschreiben müsstest, welche wären das?
Energiegeladen. Inspirierend. Einzigartig.
Welches war dein persönliches Highlight-Event hier?
Mein persönliches Highlight-Event war tatsächlich einer, den wir selbst organisiert haben – einfach weil die emotionale Bindung eine ganz andere war.
2018 haben wir einen grossen Kundenevent veranstaltet: die ABBA Gold Night mit einer ABBA-Cover-Band. 450 Gäste, eine unglaubliche Stimmung. Die Party ging viel länger als geplant, bis um drei Uhr morgens. Es war einfach ein fantastischer Abend.
Natürlich sieht man im Laufe der Jahre viele grossartige Events, und jeder ist auf seine Weise einzigartig. Entscheidend ist immer, dass die Gäste am Ende nach Hause gehen und das Gefühl haben, etwas mitgenommen zu haben – dann war es ein erfolgreiches Event. Übrigens hat Bright die Vorgruppe für den ABBA-Abend organisiert!
Lieber Rockkonzert oder Business-Event?
Business-Event
Bühne oder Backstage – wo trifft man dich bei einem Event?
Backstage. Die Bühne überlasse ich gerne anderen.
Wenn du für einen Tag einen völlig anderen Beruf ausüben müsstest, welchen würdest du wählen?
Winzer.
Dein perfekter Grillabend: gemütlich mit Freunden oder Fine-Dining-Experience?
Mit Freunden zuhause.
Ein Dinner auf hoher See oder in einer Eventhalle – wo schmeckt es besser?
Dort, wo die Gesellschaft stimmt – das ist das Wichtigste.
Aber wenn es bei beiden Orten die richtige Gesellschaft hat, dann lieber auf hoher See. Ich bin jeden Tag in einer Eventhalle, da wäre die Abwechslung auf dem Wasser definitiv reizvoll.
Dein liebstes Gericht, das du selbst gerne kochst oder grillst?
Das hängt von der Saison ab.
Ich grille sehr gerne im Smoker – ein ganzes Pulled Pork oder Spare Ribs sind immer eine gute Wahl. Aber auch Schmorgerichte gehören zu meinen Favoriten: Ossobuco, Bœuf Bourguignon und viele mehr. Da gibt es einfach so viele gute Gerichte!
Was kommt bei dir NIE auf den Grill?
Planted Chicken.
Vielen Dank Reto für das interessante Gespräch und die spannenden Insights!
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